Клиенттің ішкі бақылау жүйесі

1 Ішкі бақылау жүйесі, оның түсінігі мен міндеттері

 

              Ішкі бақылау жүйесі бұл клиент басшылығы өз қызметін дұрыс жолға қою үшін қабылдаған саясат пен процедуралар. Бұл клиент басшылығының саясатын сақтауды, активтерінің  сақталуын, қателіктерді болдырмауды бухгалтерлік жазбалардың дұрыстығын қамтамасыз ету қажет. Сонымен бірге қаржылық ақпаратын дер кезінде орындалып сенімді болуын қамтамасыз ету қажет.

             

Әкімшіліктің тиімді ішкі бақылау жүйесін құруда көбіне төменде аталған 5 негізгі мақсатқа негізделеді.

1. Сенімді ақпаратпен қамтамасыз ету. Компания қызметін жақсы деңгейде басқару үшін әкімшілік сенімді ақпаратпен қамтамасыз етілуі қажет. Көптеген жан-жақты ақпараттар басқарушылық шешім қабылдау кезінде қолданылады. Мысалы, тауардың сату бағасын дұрыс белгілеу кезінде оның өзіндік құны туралы ақпарат қолданылады.

2. Компания құжаттары мен активтерінің сақталуын қамтамасыз ету. Егер материалдық активтер бақылау жүйесімен қорғалмаса, онда олар өзге, дұрыс емес мақсатта қолданылуы немесе кездейсоқ жойылуы мүмкін. Активтер мен құжаттардың сақталуы компьютерлік жүйенің пайда болуымен маңызды болып отыр. Осы компьютерлік тасымалдаушыларда сақталған көптеген қажетті ақпараттар жойылып кетуі мүмкін, олардың сақталуын қамтамасыз ету үшін тиісті шаралар қолдану керек.

3. Шаруашылық қызметтің тиімділігін қамтамасыз ету. Яғни, ресурс көздерінің тиімді қолданылуын, сонымен қатар басқа да салаларда өндірістік емес шығыстарды болдырмауын қамтамасыз ету.

4. Белгіленген есеғп принциптеріне сәйкестігін қамтамасыз ету. Белгілі бір тапсырманы орындау үшін компания әкімшілігі белгіленген әдістер мен ережелерді қабылдайды. Ішкі бақылау жүйесі компания жұмысшыларының осы әдістер мен ережелерді сақтауына сенімділік деңгейін қамтамасыз ету керек.

5. Шетел коррупциясы жайлы заң актілерін орындауын қамтамасыз ету. Бұл актілерді орындамау штраф төлеуден бастап түрмеге отыруға дейін барады.

         Ішкі бақылау жүйесінің алдындағы тіркеу кезіндегі қателіктерді болдырмаудың 7 негізгі мақсаттары бар. Клиенттің ішкі бақылау жүйесі келесілерге барынша сенімділікте болуы керек.

         1. Шаруашылық операциялардың дәл болғаны жайлы (реальность). Ішкі бақылау жүйесі бухгалтерлік тіркелімдерде болмаған немесе жалған шаруашылық операциялардың орын алуын болдырмайды.

         2. Барлық операциялардың рұқсаты болуы керек (разрешение, одобрение). Рұқсатсыз жасалған шаруашылық операциялар көптеген шығыстарға немесе компания активтерінің ұрлануына алып келеді.

         3. Жасалған шаруашылық операциялардың есепте көрсетілуі (полната). Клиент процедуралары жасалған шаруашылық операциялар жайлы есеп тіркелімдеріне рұқсат бермеу.

         4. Шаруашылық операциялардың  бағалануы (оценка). Ішкі бақылау жүйесі есеп процесінің түрлі этаптарында шаруашылық операциялардың сомманы есептеу кезінде болатын қателіктерді болдырмау процедураларын іске асырады.

         5. Шаруашылық операциялардың классификациялануы (классификация). Сапалы отчет жасау үшін, ақпарат клиенттің шоттар жоспарына сәйкес классификацияланады.

         6. Шаруашылық операциялардың өз уақытысында көрініс табуы (своевременность). Шаруашылық операциялардың орын алуын ерте не кеш тіркелуі дұрыс емес сомма немесе дұрыс емес тіркемелердің болу ықтималдығын жоғарылатады. Период соңында кешіктіріліп жасалған тіркелімдер қаржылық есеп берудің нақты еместігін көрсетеді.

         7. Шаруашылық операциялардың тіркелімдері өз деңгейігнде тіркеледі, қорытындысы дұрыс соммаланады (суммирование и обобщение).

         Аудиттің ішкі бақылау жүйесінің 7 негізгі мақсатын атап өттік және олар әрқайсысы шаруашылық операциялардың өз түрлері бойынша қолданылуы керек. Мұндай шаруашылық операциялар көбіне реализация, ақша қаражаттарының түсуі, тауар немесе қызмет көрсетулер мен қамтылу, еңбекақы төлеу және т. б.

              Ішкі бақылау жүйесінің алдында келесідей 7 мақсат тұрады. Бұл мақсат қателіктерді болдырмауға қол жеткізуге көмек береді. Сенімділіктің қажетті дейгейін қамтамасыз ету үшін клиентің ішкі бақылау жүйесі келесідей болуы қажет:

1)     есепке алынған шаруашылық операциялар тіркелуі қажет, олрадың нақтылығы

2)     шаруашылық операциялары қажетінше рұқсат алынуы қажет

3)     жүзеге асырылған шаруашылық операциялардың есепте көрсетілуі

4)     шаруашылық операциялардың дұрыс бағалануы

5)     шаруашылық операциялардың шотта көрсетілуі қажет. Бұл қаржылық берудің объективті түрде жасалғанын бағалауға мүмкіндік береді

6)     шаруашылық операциялардың дер кезінде рәсімделуі қажет

7)     шаруашылық операциялар бойынша жазбалар регисторда жазылып, оның нәтижесі дұрыс соммаланып, жалпылануы қажет.

              Клиенттің ішкі бақылау жүйесі үш негізгі категориядағы әдістер мен процедураларды қамтиды. Оларды ішкі бақылау жүйесінің элементері деп айтамыз. Олар:

a.      бақылау ортасы

b.     есеп жүйесі

c.     бақылау процедуралары        

 

2  Ішкі бақылау жүйесінің элементері

 

         Бақылау процедуралары компанияның алдына қойған мақсатына жету үшін бақылау ортасы мен есеп жүйесі элементерін толықтыратын әкімшілік өңдеген әдістер мен ережелер. Олар:

1)     міндеттерді дұрыс бөлу

2)     санкциялаудың тиімді процедураларының бар болуы

3)     құжаттау және жүйелі есеп жазбалары

4)     активтермен жазбаларды нақты бақылау

5)     тәуелсіз бақылау жүргізу

6)     кәсіпорын мен бақылау

 

Бақылау ортасы – бұл әкімшіліктің жоғары дәрежесінің қарым-қатынасын, сонымен қатар директорлар мен ұйымның иелері де осы бақылауға және бақылаудың маңыздылығы жайындағы процедуралар және әрекеттер болып табылады.

Ішкі аудит кәсіпорында бақылау-болжау процедураларын тексеруде тиімділігін белгілейді. Ішкі аудиттің тиімділігін қамтамасыз ету үшін, өндірістік бөлімдегі аудиторлық жұмыскерлердің тәуелсіздігіне кепілдік беру керек. Тиімді әрекет ететін басқарушылық команда шаруашылық жүйенің бақылау ортасын тұрақтандырумен бірге, кәсіпорынның сыртқы аудитқа шығындарын төмендетеді. Егер сыртқы аудитор ішкі аудиторлар жайлы олардың біліктілігін, шынайылығын және объективтілігін  куәландыратын ақпарат алатын болса, онда сыртқы аудиторлар толығымен олардың жұмысына сенін артады.

Ішкі бақылау жүйесінде бақылау тиімділігі жұмысшылардың біліктілігі мен сенімділігіне байланысты болғандықтан, жүйенің маңызды элементінің бірі – бағалау және марапаттау болып табылады.

● Есептеу жүйесінің мақсаты – жинақтау, тіркеу, классификация, талдау және шаруашылық  операциялар жайлы отчет беру, активтермен байланысты есептеумен қамтамасыс етуді кәсіпорынның осы жүйесінде анықтайды. Тиімді есептеу жүйесі жоғарыда аталып өткен ішкі бақылаудың жеті негізгі мақсатына сәйкестендірілуі қажет. Мысалы, есептеу жүйесі барлық тауарлардың тіркелуіне кепілдік беріп, кәсіпорынның өз клиенттеріне тауарлардың жеткізілуін қамтамасыз етіп, ағымдағы периодта қаржылық отчетта реализация көлемін көрсетілетіндей құрылуы керек. Сонымен қатар, бұл жүйе реализация көлемінің, шоттардың қайталанбауында ұйымдастырылуы керек. Ал, жәй механизацияланбаған есептеу жүйесі бар, тек бір шыншыл әрі білікті бухгалтермен қамтылатын, иелерінің өздері белсенді жұмыс атқаратын кіші компанияларда алдына қойған тапсырмаларды шешуге әбден қажет болуы мүмкін.

● Бақылау процедуралары – бұл есептеу жүйесі мен бақылау ортасын элементтерімен толықтырып отыратын, әкімшіліктің компания алдындағы мақсаттарға жету үшін құрған әдістер мен ережелер болып табылады. Әрбір шаруашылық жүйеде осындай көптеген әдістер мен процедуралар болады. Алайда, олардың барлығы көбіне келесі бес категорияға еніп кетеді. Олар:

─ Міндеттемелердің дұрыс бөлінуі. Бұларға бухгалтерлік есеп пен материалдық жауапкершіліктің бөлінуі, активтер бойынша материалдық жауапкершілік пен операциялардың санкциялануы, шаруашылық операцияларды жүргізуге жауапкершілік және олардың есебін жүргізуге жауапкершілік жатады.

─ Санкцияланатын процедуралардың тиімділігі. Бақылау жүйесі тиімді қызмет ету үшін, әрбір шаруашылық операция өз деңгейінде шешілуі (санкциялануы) керек. Егер ұйымның әрбір тұлғасы активтерді өз қарауы бойынша алуы немесе тарататын болса, онда қорытындысында хаос болар еді.

─ Құжаттау және жүйелік есеп тіркемелері. Бұл , құжаттау және есеп тіркемелері – материалдық тасымалдаушылар, шаруашылық операциялар жайлы ақпараттарды тарқататын және белгілейтін болып табылады. Олардың арасында: шот – фактура, бухгалтерлік тіркелімдер, алуға тапсырыстар, реализация бойынша журналдар, жұмысшылардың жұмыс уақытысы есебінің карточкасы, сонымен қатар алғашқы құжаттар және есеп регистрлары да жатады. Құжаттар және тіркемелермен тығыз байланыста болатын бақылау құралы – шоттар жоспары болып табылады. Бұл арқылы табыстар мен шығындарды баланстық шоттар мен шоттар статьясымен анықтайды.