Базадағы деректерге қолданылатын негізгі операциялар: жүктеу, түзету, іздеу, сұрыптау, қайта құру, реструктуризациялау.

         Кез-келген ДББЖ да деректер базасының бiрнеше кестесiмен бiр мезгiлде  жұмыс ұйымдастыруға болады. Мысалы, MS Access программасында дайындалған кестелердi басқа ДББЖ-лерiмен (Paradox, dBase) байланыстыруға болады және ол басқа ДББЖ-нде жасалған кестелердi пайдалана алады. Excel электрондық кестесi мәлiметтерiн де  Access программасында қолдануға болады. Программалау тiлдерi (мысалы, С++) мүмкiндiктерiн пайдаланып, Access программасымен байланыса отырып басқа қосымшалармен, яғни мәлiметтер көзiмен жұмыс ұйымдастыруға арналған қолданбалы программа интерфейсiн дайындауға болады. MS Access-те бүкiләлемдiк Интернет желiсiмен байланысуда және Web қосымшаларын құруда жеңiлдiк беретiн құрылғылар жиынтығы бар.

         Access ДББЖ-не көптеген қосымша сервистiк мүмкiндiктер кiрiстiрiлген. MS Access ДББЖ-дегi Деректер базасы ақпаратты өңдеу, сақтау, басқару, тарату iстерiн жылдам әрi көрнекi орындайтын құралдар жиынтығын құрайды..

         MS Access жүйесi мәлiметтермен жұмыс ұйымдастыруға мүмкiндiк беретiн кесте, форма, сұраныс, отчет объектiлерiнен тұрады. Сонымен қатар Access-тi қосымшалар дайындау ортасы деп қарауға да болады, ол макростар көмегiмен жүзеге асырылады. Макростар пайдаланушыға Access VBA тiлiн пайдаланбай-ақ, яғни Basic тiлiнде программалау бiлмесе де көптеген iс-әрекеттердi автоматтандыруға мүмкiндiк бередi MS Access құрамына жұмысты жеңiлдететiн жүздеген шеберлер кiредi. Access-тегi шеберлер дайын үлгiлерге сүйенiп  стандарт түрдегi кесте, форма, отчет, сұраныс, графиктер, пошталық жапсырмалар (наклейка) мен қосымшаларды  жобалауға және құруға мүмкiндiк бередi. Конструкторлар дайын кесте, формаларды түрлендiруге, күрделендiруге арналған және олар стандарт емес құжаттар дайындауға мүмкiндiк бередi.

MS Access ДББЖ-мен жұмыс барысында анықтамалық жүйесiн қолдануға болады. Анықтамалықты мәзiр арқылы да, тәуелдi мәзiр көмегiмен де алу мүмкiндiгi бар. Сонымен қатар қажет кезде жылдам шақыруға болатын Көмекшiнi де пайдалануға болады.

MS Access ДББЖ-де Деректер базасының құрамына енетiн кесте, форма, отчет, сұраныс және басқа объектiлер бiр файлда сақталады. Деректер базасының негiзгi құрылымдық компонентi кестелер болып табылады. Кестелер өрiстер деп аталатын бағандар мен жазба деп аталатын қатарлардан (жолдар) тұрады. Кестенiң әрбiр жазбасы Деректер базасының жеке элементi туралы ақпаратты сақтайды. Мысалы, оқытушы туралы жазба оның фамилиясы, аты, әкесәнi аты, туған күнi, қызметi, мекен-жайы және т.б. мәлiметтерден тұруы мүмкiн.

Кесте құрылымын анықтау барысында кесте өрiстерi, өрiс типтерi және өрiс өлшемдерi анықталады. Бiр кестеде аттас өрiстер болмауы керек, яғни өрiстер атаулары ерекше болуы тиiс. Өрiс атауы ондағы мәлiметтердi сипаттайтындай болғаны дұрыс. Әрбiр өрiске мiндеттi түрде сәйкестi типтер бекiтiледi. MS Access-те төмендегiдей өрiс типтерi пайдаланылады:

         Access-те кесте құрудың 4 тәсiлi қолданылады:

• кесте режимi–бос кестенi тiкелей толтыру арқылы құру тәсiлi, мұнда өрiстерге атау беруде олардың типтерiн Access автоматты түрде өзi анықтайды.
• Констуктор– конструктор режимiнде кесте макетiн, параметрлерiн  анықтауға мүмкiндiк беретiн тәсiл.
• Кесте шеберi– дайын үлгi-шаблондарға сүйенiп кесте құрылымын, өрiстерiн анықтайтын тәсiл.
• Кестелердi импорттау– бұрын құрылған ДБ-сы не сыртқы файл кестелерi, форма, отчеттарына сүйенiп бiр операцияда жаңадан ДБ құру тәсiлi. Бұл тәсiлдi дайын ДБ-на жаңадан кесте, форма, отчет кiрiстiруге қолдануға болмайды.

ДБ-сында бiрнеше кесте болуы мүмкiн. Сондықтан көп кестелiк деректер құрылымын жобалау, мәлiметтердi өзара байланысқан кестелерде тиiмдi етiп орналастыру маңызды орын алады. Реляциялық Деректер базасы негiзiн кесте, қатынас, қатар, баған, алғашқы және сыртқы кiлттер құрайды. Кесте өзiндiк ерекше атауы бар бағандар мен қатарлардан құрылатын белгiлi, ал ДБ өзара аттас өрiстер арқылы байланыс орнатылатын көптеген кестелер жиынтығынан құрылады. Кестелер арасында  4 түрлi байланыс орнауы мүмкiн: бiреуден бiреуге (1→1), бiреуден көпке (1→…), көптен бiреуге (…→1), көптен көпке (…→…).

Бiреуден-бiреуге қатынасы бiр кестедегi бiр жазба басқа кестедегi тек бiр ғана жазбаға сәйкес келетiндiгiн бiлдiредi.

Бiреуден-көпке қатынасында бiр кестенiң әрбiр жазбасына басқа кестеден бiрнеше жазба сәйкес келедi.

Көптен-бiреуге қатынасы бiреуден-көпке қатынасына қарама қарсы, яғни бiр кестенiң бiрнеше жазбасына басқа кестенiң бiр ғана жазбасы сәйкес келедi.

Көптен-көпке қатынасы бiрiншi кестенiң бiр жазбасына екiншi кестенiң бiрнеше жазбасы сәйкес келсе, және екiншi кестенiң бiр жазбасына бiрiншi кестеден бiрнеше жазбасәйкес келсе. Мысалы, бiр студент бiрнеше оқу орнында бiлiм алуы мүмкiн, ал әрбiр оқу орны көптеген студенттерге бiлiм беруi мүмкiн.

         Кестелер арасындағы байланыс көп жағдайда алғашқы кiлт бекiтiлген өрiстер негiзiнде орнатылады. Алғашқы кiлт–жазбаларды ерекшелендiретiн мәлiметтердi сақтайды, жалпы жағдайда алғашқы кiлт мәлiметтерi қайталанбайтын және өзгермейтiн болғандықтан санағыш типтi өрiске бекiтiледi. Алғашқы кiлттi басқа өрiстерге де бекiтуге болады. Алғашқы кiлттi өрiстердi индекстеуде де қолдануға болады, кiлт бекiтiлген өрiс автоматты түрде индекстеледi. Индекс–индекс құрамына кiретiн өрiстер мәнi (өрнегi) мен индекстiк өрнекке сәйкес келетiн әрбiр жазбаның кестедегi орны көрсетiлген екi бағаннан тұратын iшкi кесте. Өрiстердi индекстеу көпкестелiк ДБ-нан мәлiметтердi жылдам iздеп табуға және реттеуге мүмкiндiк бередi. Индекстер қолданылатын өрiстер санына қарай жәй және құрамдас болып бөлiнедi. Құрамдас индекс құрамында бiрнеше өрiстер кiредi. Access-те шексiз көп индекстер құруға болады және олар кесте құрылымын сақтау барысында автоматты түрде сақталынады. Жазбаның өзгеруiне сәйкес индекстер де түрленiп отырады, жаңадан индекс құрып отыруға және қажетсiз индекстердi өшiруге болады. Индекстелген өрiсте қайталанатын жазбалар да ерекше жазбалар да болуы мүмкiн. Ole және МЕМО типтi өрiстер индекстелмейдi.

         4. Әдебиет

1. Атре Ш. Структурный подход к организации баз данных. – М.: Финансы и статистика, 1983. – 320 с.
2. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 1989. – 351 с.
3. Мартин Дж. Планирование развития автоматизированных систем. – М.: Финансы и статистика, 1984. – 196 с.
4. Мейер М. Теория реляционных баз данных. – М.: Мир, 1987. – 608 с.
5. Цикритизис Д., Лоховски Ф. Модели данных. – М.: Финансы и статистика, 1985. – 344.
6. Хаббард Дж. Автоматизированное проектирование баз данных. – М.: Мир, 1984. – 294.